Uluslararası Ticarette İngilizce Yazışmalar: Teklif, Sipariş ve Ödeme

Uluslararası ticarette İngilizce yazışmalar, süslü cümlelerle değil eksiksiz bilgiyle yürür. Teklif, sipariş ve ödeme aşamalarının her birinde belirli kalemlerin yazılması beklenir; biri eksik kaldığında yazışma bir tur daha uzar. Aşağıda bu üç aşamanın kalıpları ve sık atlanan noktalar var.

Teklif isteme ve teklif verme

Teklif isterken beş bilgiyi verin: ürün tanımı, miktar, hedef teslim tarihi, teslim yeri ve teklifin ne zamana kadar geçerli olmasını istediğiniz. We are interested in 2,000 units of item TR-204. Could you quote for delivery to Mersin by 30 June, with the offer valid for thirty days?

Teklif verirken de aynı titizlik gerekir: para birimi, geçerlilik süresi, teslim şekli ve fiyata dâhil olanlar. Our price is EUR 4.20 per unit, valid until 15 June. The price includes packaging but not insurance.

Fiyata neyin dâhil olmadığını yazmak, dâhil olanı yazmak kadar önemlidir. Sonradan çıkan tartışmaların büyük kısmı bu tek satırın eksikliğinden doğar.

Uluslararası ticarette İngilizce yazışmaların iskeleti

İyi bir ticari e-posta üç bölümden oluşur: neden yazdığınız, bilgi, istenen aksiyon. Konu satırına referans koymak, karşı tarafın dosyayı bulma süresini sıfırlar: RFQ 2026-114 — quotation request for item TR-204.

Ton ölçülü ama sıcaktır. Aşırı resmî kalıplar gereksizdir; net cümleler daha profesyonel durur. Kapanışta beklediğiniz şeyi söyleyin: We look forward to your quotation by Friday.

Sipariş, teyit ve değişiklik

Sipariş verirken tüm kalemleri tek mesajda toplayın: ürün kodu, miktar, birim fiyat, toplam, teslim tarihi ve adres. Birden fazla kalem varsa liste hâlinde yazın, paragrafın içine gömmeyin.

Teyit mesajı kısa olur ama eksiksizdir: We confirm the order as follows: 2,000 units of TR-204 at EUR 4.20, delivery by 30 June to Mersin. Teyitte yazılmayan bir kalem, taraflar arasında farklı anlaşılmış demektir.

Değişiklik talep ederken nedeni ve yeni talebi ayırın: Our customer has moved the launch date. Would it be possible to bring the delivery forward by two weeks? Karşı tarafa hayır deme alanı bırakan bu yapı, ilişkiyi korur.

Ödeme koşulları ve dikkat noktaları

Ödeme koşulunu sade ve ölçülebilir yazın. 30% advance payment, balance before shipment ya da payment within thirty days of the invoice date gibi ifadeler nettir. Belirsiz bir koşul, tahsilat sürecinin en sık kaynağıdır.

Akreditif, vesaik mukabili gibi araçların işleyişi bankanızın ve sözleşmenizin konusudur; yazışmada bunlara atıf yaparken tanımı kendi cümlenizle vermek yerine belgeye referans vermek daha güvenlidir. Aynı şey teslim şartları için de geçerlidir: teslim kuralının sürümünü sözleşmeden teyit edin.

• Vade sorma: What payment terms could you offer for a repeat order?
• Fatura: Please find attached our proforma invoice.
• Ödeme teyidi: We confirm that the payment was transferred today.
• Gecikme: The invoice dated 3 April is still outstanding.
• Uzlaşma: Would a partial payment this month be acceptable?

Yeni müşteriye ilk temas ve tanıtım

İlk temas mesajı kısa olmalı ve tek bir şey istemelidir. Kim olduğunuz, ne yaptığınız ve neden bu firmaya yazdığınız üç cümlede geçmelidir: We are a textile manufacturer based in Malatya, producing home textiles for the European market. We saw that you work with similar product groups. Would you be interested in receiving our catalogue?

İlk mesajda fiyat listesi, katalog, sertifikalar ve numune talebini aynı anda göndermek genellikle ters teper. Tek bir küçük adım isteyin; ilişki ilerledikçe kalanını gönderirsiniz.

Fuar ve görüşme sonrası yazışmada bağlamı hatırlatın: It was good to meet you at the fair in Istanbul last week. As promised, I am sending our product list. Hatırlatma cümlesi olmayan bir takip mesajı, kalabalık bir gelen kutusunda kaybolur.

Firma tanıtımında abartılı ifadelerden kaçının. Doğrulanmamış bir pazar payı ya da müşteri sayısı yazmak yerine ne ürettiğinizi ve hangi pazarlara çalıştığınızı somut yazmak daha inandırıcıdır.

Kötü haber, gecikme ve anlaşmazlık

Ticari yazışmada kötü haber vermenin sırası sabittir: haber, neden, yeni plan. I am writing to inform you that production will be delayed by ten days. A machine breakdown affected the schedule. The revised shipment date is 12 July.

Anlaşmazlık durumunda ton sertleşmeden netleşmelidir. Suçlayıcı ifadeler yerine olguya dayanın: According to our records, the shipment left on 8 May, two weeks after the agreed date.

Sözleşmeye atıf yaparken madde numarasını verin ama hukuki yorum yapmayın; yorum gerektiren durumlarda hukuk müşavirinize danışın. Sözleşme diliyle ilgili kalıpları hukuk İngilizcesinin temelleri yazısında derledik.

Kültürel farklar ve yanlış anlaşılmalar

Tarih biçimi, ondalık ayırıcı ve sayı yazımı en sık hata kaynağıdır. Ayı yazıyla yazmak ve para birimini her rakamın yanına eklemek bu riski büyük ölçüde kaldırır.

Cevap süresi beklentisi pazara göre değişir. Sessizlik her zaman ilgisizlik değildir; nazik bir hatırlatma çoğu durumda yeterlidir.

Sevkiyat aşamasına geçildiğinde kullanılan yazışma kalıplarını lojistik ve ihracat İngilizcesi yazısında, tahsilat ve raporlama tarafındaki dili ise finans ve muhasebe İngilizcesi yazısında bulabilirsiniz.

Özet: eksiksiz bilgi, ölçülü ton

Uluslararası ticarette İngilizce yazışmaların kalitesi, kelime seçiminden çok eksiksizlikle ölçülür: miktar, tarih, para birimi, teslim ve ödeme koşulu her mesajda yerli yerinde olsun. Standart terimlerin kesin tanımını ezberden vermek yerine sözleşmeye ve bankaya bakmak da bu işin bir parçası. Bu yazışmaların telefonda ve toplantıda karşılığını kurabilmek ayrı bir pratik ister. English Talky Cafe masalarında üç-dört kişilik gruplarda konuşuluyor; TalkyTech AI soruyu açıyor, söz sırasını dağıtıyor ve masa sonunda kişisel geri bildirim veriyor. Dış ticaret senaryolarınızı sesli denemek için masaya katılın.

Sık sorulan sorular